Hướng dẫn Master Slide trong thiết kế PowerPoint
Embedded Files
Hướng dẫn này dành cho trường hợp bạn thiết kế từ trang trắng hoàn toàn, nếu chọn theme sẵn có để tuỳ biến thì bỏ bớt những bước không cần dùng.
LỜI NHẮN NHỦ CHO NGƯỜI MỚI SỬ DỤNG LẦN ĐẦU:
Nếu bạn lần đầu soạn thảo PowerPoint và đọc hướng dẫn này, có thể bạn thấy hơi nhiều nội dung rồi lại bỏ cuộc và tiếp tục làm theo “cách truyền thống” của mình. Nhưng đừng lo lắng, cứ làm theo hướng dẫn 1 lần thôi, bạn sẽ thấy mọi thứ vô cùng đơn giản. Lần tới, việc thiết lập các yêu cầu từ trang trắng sẽ chỉ cần “vài cái chớp mắt thôi” – trừ khi bạn thiết kế bài trình chiếu quá cầu kỳ. Quan trọng là bạn phải thực hành theo trình tự rồi sẽ nhanh chóng thành chuyên gia lúc nào không hay.
Bước 1: Mở ứng dụng
Mở ứng dụng và chọn Blank Presentation (Nếu đang ở trong ứng dụng: Chọn File để hiển thị cửa sổ trên).
Bước 2: Chọn kích thước slide
Vào Tab Design rồi chọn Slide Size ở phía bên tay phải cửa sổ để chọn kích thước slide trình chiếu như hình bên:
Kiểu Standard hay 4:3 phù hợp để trình chiếu trên máy chiếu Analog
Kiểu Widescreen hay 16:9 phù hợp để chiếu trên các dạng màn hình LCD, đèn LED hoặc xuất bản dạng Video. Kiểu này cũng có thể chiếu trên máy chiếu thông thường (nhưng sẽ tự động điều chỉnh làm cho màn hình chiếu nhỏ hơn).
Nếu không rõ, hoặc sử dụng cho nhiều mục đích (bài trình chiếu đa năng) thì nên chọn kiểu slide 16:9. Chọn kiểu 4:3 nếu chiếu trên màn hình chuẩn 16:9 hoặc 16:10 dễ bị tràn màn hình và che mất một phần thông tin.
Nếu làm poster, cần chọn kích thước lớn để khi in ra ít bị “nổ hình ảnh”, ít nhất là khổ A1 hoặc A0. Các khổ giấy này không có sẵn trong hướng dẫn mặc định của Powerpoint nên bạn chọn Custom Slide Size để mở cửa sổ tuỳ chỉnh như hình bên.
Trong PowerPoint có hướng dẫn khổ giấy A3 là 42 x 29,7 cm. Bạn dùng khổ giấy này để tính toán kích thước giấy A2, A1, A0. Giấy A2 gấp đôi A3 nên sẽ là 59,4 x 42. Giấy A1 gấp đôi A2 nên sẽ là 59,4 x 84 cm. Tương tự như vậy A0 sẽ là: 84 x 118,8 cm. Từ cửa sổ Custom Slide Size, chọn kiểu Size là Custom, gõ các số tương ứng chiều dài và rộng của poster và hướng trang giấy dọc Portrait (poster thường dùng giấy dọc, đôi khi cũng dùng kiểu ngang) như hình trên rồi chọn OK để hoàn thành.
Bước 3: Tuỳ chỉnh Master Slide
Từ tab View, bạn chọn Slide Master để mở cửa sổ thiết kế Master.
Nếu ở Bước 2 bạn chưa thực hiện chỉnh kích thước slide thì CẦN thực hiện ở đây (ở thẻ Slide Size) trước khi tiếp tục.
Bước 3.1: Tuỳ chỉnh fonts chữ
Chọn Fonts để tuỳ chỉnh bộ font chữ sử dụng riêng cho bài trình chiếu của bạn. Chọn 1 font cho tiêu đề và 1 cho phần thân. Dùng kiểu CHỮ KHÔNG CHÂN (sans-serif).
Tiêu đề nên chọn font có DÁNG CAO (thon gọn) để hạn chế tình huống bị xuống dòng. Nét chữ của tiêu đề có thể mảnh cũng được vì thường dùng kích thước chữ lớn, nhưng nét đậm sẽ đẹp hơn. Nếu bạn muốn “cách điệu” một chút thì có thể dùng kiểu chữ có chân cho tiêu đề.
Phần thân nên chọn các kiểu chữ dáng tròn, nét đậm hơn một chút để dễ nhìn vì thường dùng kích thước chữ nhỏ hơn phần tiêu đề.
Để tuỳ chỉnh, chọn Fonts, tiếp theo chọn Custom fonts trong cửa sổ mở ra để mở tiếp cửa sổ điều chỉnh như hình phía trên rồi chọn font chữ cho phần tiêu đề (Heading font) và phần thân (Body font) mà mình thích. Xong rồi chọn Save để lưu các điều chỉnh. Nếu muốn bạn có thể đặt tên riêng cho tuỳ chỉnh của mình. Còn không ứng dụng sẽ đánh số thứ tự. Cách làm này cho phép bạn lưu lại bộ fonts mà bạn yêu thích để sử dụng cho những lần sau.
Sau khi đã có bộ fonts tuỳ chỉnh theo ý thích (có thể đã tạo ra từ lần trước), click chọn nó để chỉnh toàn bộ font chữ trong Master theo bộ font này như hình bên cạnh. Quan sát bạn sẽ thấy toàn mộ các mẫu master đã tuỳ chỉnh font chữ một cách tự động. Với cách làm này, nếu bạn muốn chuyển toàn bộ fonts chữ của bài sang một kiểu khác thì chỉ cần MỘT CÚ CLICK CHUỘT để hoàn thành. Điều này tránh lỗi sử dụng font chữ không đồng bộ.
Bạn hoàn toàn có thể chỉnh font chữ cho bài trình chiếu ngay trên từng phần của Slide “chủ” (Đầu tiên) của Master slide. Nhưng có thể cách làm này không lưu lại bộ font mẫu để dùng cho lần sau thôi.
Nếu muốn tìm thêm font chữ thiết kế đẹp hơn, bạn nên tải bộ font tiếng Việt UTM hoặc SVN về rồi cài vào máy. Hoặc chọn các kiểu phong chữ thiết kế trên trang https://fonts.google.com/ hoặc https://www.dafont.com/. Lưu ý: Các fonts lạ phải kiểm tra có tương tích với tiếng Việt không.
Khi đã hoàn thành chỉnh fonts chữ, bạn cần nhúng fonts (BƯỚC QUAN TRỌNG) để tránh lỗi fonts khi chuyển bài trình bày sang máy khác, hoặc khi đọc trên điện thoại di động. Vào Tab File, tiếp theo chọn Options rồi chọn Save trong cửa sổ mở ra. Kéo xuống phía dưới chọn nhúng font như hình minh hoạ sau đây.
Bước 3.2: Tuỳ chỉnh màu sắc
Nếu không quan tâm đến màu sắc nhiều, bạn chỉ cần sử dụng các gói màu mặc định của ứng dụng. Nhưng dù sao đi nữa, bạn cũng nên chọn 1 gói màu cho bài trình bày ở đây. Khi đó, mỗi lần bạn vẽ một hình khối nào đó, ứng dụng sẽ chỉnh tự động những màu trong gói khá tương đồng nên sẽ mất ít thời gian để chỉnh sửa. Gói màu bạn chọn phải có chứa màu thương hiệu (chính là màu Logo) và màu của đối tượng, hình ảnh bạn sử dụng để soạn bài trình chiếu, mà bạn không thể chỉnh sửa màu của chúng.
Chọn gói màu ở mục Colors, ngay bên trên mục Fonts bạn đã biết ở bước trên.
Một cách đơn giản cho người bắt đầu là chép ảnh của Palette màu bạn tìm kiếm được trên Internet (hay dùng 1 hình ảnh nào đó làm Palette màu) rồi chép chúng vào trong slide chủ của Master slide – kéo ảnh đó ra ngoài khung soạn thảo để khỏi che slide cho dễ thao tác. Khi đó nó sẽ hiển thị cho tất cả slide bạn chèn vào. Điều này rất tiện lợi cho bạn khi thiết kế vì không cần phải tìm kiếm và chép thủ công từng slide. Sau khi soạn xong cứ xoá bỏ nó trong Slide master (hoặc nếu có bỏ quên cũng chẳng sao vì nó nằm ngoài khung trình chiếu).
Nếu bạn muốn tự định nghĩa một gói màu cho cho riêng bài trình chiếu, chọn Colors trong cửa sổ Master slide rồi chọn từng Accent và chọn More colors để mở cửa sổ như hình bên. Sau đó chép mã màu Hex bạn muốn vào ô Hex rồi chọn OK. Lần lượt làm như vậy cho toàn bộ các màu trong Palette bạn mới tìm kiếm để hoàn thành định nghĩa gói màu riêng cho bạn.
Để tìm các Palette màu, vào trang https://coolors.co hoặc https://colorhunt.co/. Bạn dùng chức năng tìm kiếm (gõ màu mình muốn – tên tiếng Anh, trong trang Coolors.co) hoặc các menu định hướng để có thể nhanh chó chọn được 1 Palette màu mà mình thích. Trang coolors.co cho phép bạn chép mày Hex nhanh chỉ bằng MỘT CÚ CLICK CHUỘT. Nếu dùng trang Colorhunt, bạn phải quét đoạn mã Hex rồi copy chúng nên mất nhiều thao tác và thời gian hơn. Chọn cách nào do bạn quyết định thôi.
Nếu thiết kế poster, bạn nên ghi lại thông tin các mã màu Hex mà bạn sử dụng để cung cấp cho nhà in. Khi đó họ sẽ dễ dàng chỉnh bản in phù hợp và bạn sẽ có được poster có màu sắc theo ý bạn đã thiết kế.
Trường hợp ứng dụng PowerPoint của bạn không hiển thị chức năng Eyedropper và cũng không có chỗ để chép mã màu Hex, thì bạn cần phải khai báo 3 tham số Red-Green-Blue. Bạn có thể chọn màu mình thích trên dải màu, rồi lấy 3 tham số này tại một số trang hướng dẫn, trang https://imagecolorpicker.com/color-code là một trong số đó (nếu ứng dụng đang hiển thị mã màu Hex, bạn CLICK chọn dấu mũi tên xuống để hiển thị mã Red-Green-Blue).
Bước 3.3: BƯỚC QUAN TRỌNG của bước 3 – bố cục (layout) của slide master.
Trước khi bắt đầu bạn cần biết mỗi bài trình chiếu có thể dùng 1 hoặc nhiều Master (cho mỗi phần). Mỗi Master bắt đầu bằng 1 slide “chủ”, tiếp theo sau là các kiểu layout hay slide nhánh (bạn thấy có đường kẻ sọc nối giữa chúng, xem hình bên). Tuỳ chỉnh trên slide “chủ sẽ chỉnh sửa cho toàn bộ slide nhánh. Tuỳ chỉnh slide nhánh chỉ ảnh hưởng kiểu layout đó mà thôi.
Có 2 điểm cần xem xét trước khi điều chỉnh bố cục trong Master slide. Thứ nhất là có sử dụng logo hay không. Nếu có phải chọn vị trí và “để dành chỗ” cho logo nhằm tránh nội dung chồng lấn logo. Thứ hai là bạn có sử dụng bài trình chiếu để trình bày trong các phiên trực tuyến, nhất là khi có ý định ghi hình buổi thuyết trình có cả “khung hình ảnh” của người đang trình bày. Nếu có cũng phải chừa chỗ cho nó để không bị che phần nội dung. Phần chừa chỗ cho khung hình này có thể trang trí bằng một số hoa văn cố định để không thấy cảm giác “trống trải” nhưng vẫn không bị che nội dung khi sử dụng khung hình.
Nội dung tiếp theo cần xem xét là nội dung nào của bố cục cần hiển thị toàn bộ các slide, nội dung nào chỉ hiển thị ở một vài kiểu slide. Những nỗi dung hiển thị toàn bộ bài trình chiếu phải tuỳ chỉnh trên Slide chủ (đầu tiên) của Master, nội dung hiển thị một kiểu layout thôi thì tuỳ chỉnh trên slide nhánh của Master.
Tiếp cận có lẽ hữu ích cho bạn là thiết kế đầy đủ các phần trên Slide chủ của Master, sau đó cắt bớt những phần riêng và chép vào các slide nhánh tương ứng. Làm như vậy giúp bạn thấy được tương quan chung trong tổng thể của slide trong bài trình chiếu và làm nhanh hơn.
Nếu bạn chỉ cần thực hiện nhanh một trài trình chiếu theo kiểu “mì ăn liền” dùng 1 lần thôi, nhưng “vẫn muốn nó phải chất một tí” thì tốt nhất chỉ cần chỉnh kích thước slide (bước 2), tuỳ chỉnh fonts chữ, màu chữ, khoảng cách dòng và định dạng dấu gạch đầu hàng trong slide chủ của master và 1 kiểu định dạng mà bạn thường dùng thôi. Làm điều này chỉ mất vài phút nhưng đảm bảo bài trình chiếu đồng bộ và không mất thời gian chỉnh sửa khi chèn 1 slide mới.
Phần tiếp theo mô phỏng 1 tình huống, có thể là tình huống phổ biến để minh hoạ các ý trên giúp bạn dễ dàng làm quen nếu mới lần đầu tiếp cận Master slide.
Chọn slide đầu tiên của Master, chuyển sang Tab View để mở thước (Ruler) và đường canh (Guide). Dùng phím CONTROL kết hợp với chuột để thêm 2 đường canh phụ ở vị trí 12 cm. Dùng chuột chỉnh khung tiêu đề nằm trong ranh giới 2 đường canh vừa thêm vào để chừa khoảng trống ở góc trên trái cho logo, góc trên phải cho khung hình người trình bày. Tuỳ chỉnh màu tiêu đề sang màu Blue. Ở cửa sổ phần thân, xoá bớt nội dung và chỉ giữ lại 2 cấp (level) của phần Text, chuyển dấu chấm đầu dòng ở phần Text thứ 2 sang dạng khác với dòng cấp 1 (đầu tiên). Sau đó chuyển sang Tab Home để chỉnh khoảng cách dòng bằng 1.2 lines, cỡ chữ 28, màu chữ là màu xám thay vì màu đen đậm. Dòng text thứ nhất chọn kiểu chữ đậm (Bold). Bạn sẽ có được mẫu như hình minh hoạ dưới đây.
Nếu muốn kiểu cách một chút, vào tab Insert, vẽ hình khối chữ nhật có chiều dài bằng kích thước slide, chiều cao 1,6 cm, chọn màu nền (fill) là Blue, không có màu viền (border) và tuỳ chỉnh độ trong suốt 70%, sau đó kéo vào để ở phần chân trang.
Sau đó hãy dạo qua để xem lại các mẫu Layout phía dưới, bạn sẽ thấy ứng dụng đã tự động chỉnh hết mọi thứ cho bạn rồi.
Nếu muốn ô màu xanh ở chân trang chỉ xuất hiện ở một số kiểu layout và KHÔNG xuất hiện ở silde tựa đề bài trình bày, hãy quay lại slide chủ của Master, chọn và xoá nó bằng tổ hợp phím CONTROL + X, sau đó chuyển tới kiểu layout muốn hiển thị phần chân trang này và sử dụng CONTROL + V để dán vào. Thế là xong rồi.
Những kiểu layout hiếm dùng nên xoá bỏ để khi soạn thảo dễ tìm cái bạn cần.
Các chi tiết trên layout nên chọn 1 kiểu phổ biến để làm cho thật kỹ, sau đó chọn layout đó, rồi chọn chuột phải (Right click) và chọn Duplicate Layout để nhân bản và chỉnh sửa cho nhanh. Đừng bắt đầu mọi thứ từ số không mà hãy làm theo kiểu “cải tiến là một hành trình tiếp nối”. Bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời gian với cách này.
Với những hình khối và đường vẽ tự do trong bộ công cụ vẽ, bạn hãy tự do sáng tạo để có phần nền slide đặc trưng của riêng mình. Nếu muốn thêm ý tưởng thiết kế vì đang “bí”, hãy dạo qua một vài trang hướng dẫn như Canva, Freepik… để có thêm ý tưởng.
CHÚC BẠN THÀNH CÔNG VÀ HÀI LÒNG VỚI CÁI MASTER CỦA MÌNH!
Page updated
Google Sites
Report abuse