Nhu cầu sử dụng và phân tích dữ liệu giám sát chất lượng, kịp thời ra quyết định điều chỉnh, nhằm không ngừng nâng cao chất lượng và an toàn người bệnh là rất cần thiết, nếu không muốn nói là không thể thiếu khi thực hiện định hướng quản trị dựa trên bằng chứng trong lĩnh vực y tế.

Trở ngại thứ hai là sự chậm trễ trong phân tích dữ liệu và công bố thông tin về dữ liệu giám. Các nhóm giám sát sẽ tải dữ liệu từ hệ thống dưới định dạng Excel mỗi tuần (hoặc tháng), phân tích và gửi kết quả qua thư điện tử. “Giá trị sử dụng” của các thông tin từ dữ liệu giám sát này thường rất ngắn. Vì vậy, kết quả phân tích dữ liệu mỗi tháng đôi khi đã quá chậm để xử lý vì sự cố có thể đã xảy ra. Nếu muốn có thông tin sớm hơn có thể tải dữ liệu mỗi tuần, thậm chí mỗi ngày nhưng như vậy sẽ mất nhiều thời gian. Việc phân tích được thực hiện trên Excel, cũng khá tiện lợi khi số liệu còn ít. Nhưng với hệ thống giám sát phức tạp của một bệnh viện có đến 50 khoa phòng, cùng số quy trình chuyên môn đến hàng trăm, thậm chí hàng nghìn thì quy mô dữ liệu sẽ nhanh chóng đạt đến giới hạn triệu dòng. Nếu giám sát trên mẫu trực tuyến (Google form hoặc Microsoft form), việc phân tích có thể thực hiện ngay trên cơ sở dữ liệu trực tuyến (sheet) và công bố theo thời gian thực thông qua các cổng tương tác người dùng như Google Sites (nếu sử dụng hệ sinh thái Google). Nhưng điều này không giải quyết được vấn đề giảm thời gian nhập liệu đã nói ở trên.

Để giải quyết các trở ngại đã nêu trên và có được kết quả phân tích dữ liệu thời gian thực, cần có một ứng dụng tích hợp 2 chức năng giám sát và phân tích dữ liệu trực tuyến, tương thích đa nền tảng. Nhóm cải tiến gặp trở ngại tiếp theo là chi phí phát triển các ứng dụng trực tiếp từ dòng lệnh (code) là quá cao đối với khả năng chi trả của hầu hết cơ sở y tế còn thiếu nguồn lực, còn thành viên của nhóm là những người không được đào tạo về công nghệ thông tin. Qua tìm hiểu các xu hướng phát triển ứng dụng hiện nay, nhóm nhận thấy có thể tự phát triển các ứng dụng trên các nền tảng hỗ trợ thiết kế ứng dụng ít dùng code (Low code). Có 2 nhà cung cấp dịch vụ lớn thuộc nhóm này mà không cần sử dụng dịch vụ của bên thứ ba là Miscrosoft (Power App) và Google (Appsheet). Nhiều nền tảng phát triển ứng dụng của bên thứ ba khác có giao diện đẹp, thiết kế khá dễ dàng nhưng có thể không kiểm soát tốt tệp nguồn cơ sở dữ liệu nên nhóm cải tiến không chọn lựa, vì chúng tôi ưu tiên tính hiệu quả cao hơn yêu cầu thẩm mỹ cho người dùng cuối. Mỗi nhà cung cấp dịch vụ có ưu và nhược điểm riêng, nhưng do chính sách cho phép sử dụng tài khoản miễn phí không giới hạn thời gian của Google Appsheet (một tài khoản core được phép sử dụng 9 tài khoản free để sử dụng ứng dụng ở trạng thái prototype) nên chúng tôi chọn lựa nền tảng này để phát triển. Trong thời gian dịch COVID-19, nhà cung cấp dịch vụ còn cho phép sử dụng mã khuyến mãi miễn phí tài khoản Core nên nhóm được trải nghiệm miễn phí, trước khi quyết định sử dụng dịch vụ trả phí khi cần mở rộng nhu cầu sử dụng. Về dịch vụ dữ liệu trên cloud, tài khoản Gmail miễn phí đã sẵn có dịch vụ Google Drive (15GB) tạm đủ cho ứng dụng này. Nếu cần thiết có thể mở rộng lên 100GB với chi phí chấp nhận được.

Với nền tảng này, nhóm có thể vừa thiết kế vừa sử dụng ứng dụng nên rất thuận lợi để từng bước phát triển các gói ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý theo thời gian. Bằng cách thiết lập yêu cầu đăng nhập ứng dụng và phân quyền truy cập, người quản trị hoàn toàn có thể theo dõi chi tiết hoạt động của từng nhân viên theo thời gian trên bảng điều khiển theo thời gian thực, nhằm kiểm soát tốt tiến độ công việc.

Tính năng thiết lập biểu đồ hạn chế trên Appsheet, khó có thể thực hiện các biểu đồ phức tạp trong quản trị như biểu đồ kiểm soát. Nhóm đã khắc phục bằng giải pháp đơn giản thông qua sử dụng các hàm phân tích trên Google sheet (tương tự như trong Excel, vốn khá quen thuộc với nhân viên văn phòng), sử dụng kết quả này làm nguồn để thiết lập biểu đồ ngay trên Google sheet và xuất bản trên Google sites. Đồng thời, dùng dữ liệu này làm nguồn cho các bảng điều khiển (dashboard) trên Appsheet. Nếu cần thiết hoặc có nhu cầu thiết lập các bảng điều khiển phức tạp hơn có thể sử dụng dịch vụ Data Studio của chính hệ sinh thái Google. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng hàm truy vấn dữ liệu trong Google Sheet để tổng hợp dữ liệu làm nguồn cho dashboard chỉ số một cách chuyên nghiệp mà không cần phải được đào tạo chuyên sâu về công nghệ thông tin.