Tên gọi 5S là sự kết nối của các chữ cái đầu tiên thể hiện các yêu cầu của phương pháp này trong tiếng Nhật phiên âm cùng nghĩa tiếng Anh tương ứng theo thứ tự là Seiri (Sort) - Seiton (Set in order) - Seiso (Shine) - Seiketsu (Standardize) - Sitsuke (Sustain). Phương pháp 5S được dịch ra tiếng Việt là "Sàng lọc" - '"Sắp xếp" - "Sạch sẽ" - "Săn sóc" - "Sẵn sàng", nhưng không đảm bảo chính xác về mặt ngữ nghĩa, nên có thể gây ra nhầm lẫn trong quá trình áp dụng.

Chữ "Sàng lọc" cần phải được hiểu là phương pháp tổ chức, phân loại các vật dụng hữu hình ở nơi làm việc, theo quy tắc 3L là dùng "Liên tục" (Runner), "Lặp lại" (Repeated) và nghe "Lạ lắm" (Strange). "Sắp xếp" nghĩa là bố trí mọi thứ một cách ngăn nắp và ở gần với người sử dụng, nhằm đảm bảo quy tắc 3D - 3 DỄ (Dễ tìm - Dễ thấy/lấy - Dễ trả lại). Chữ "Sạch sẽ" có nghĩa là phải biết rõ trách nhiệm làm sạch của ai, chu kỳ bao lâu. "Săn sóc" có nghĩa là cần phải tiêu chuẩn hoá 3S trên, nhằm đảm bảo văn hoá minh bạch ở nơi làm việc, tránh sự nhầm lẫn. Cuối cùng chữ "Sẵn sàng" có nghĩa là duy trì trạng thái kỷ luật, coi đó là những việc thường quy - nghĩa là hình thành văn hoá 5S. Điều này có được thông qua giám sát, điều chỉnh dần để hình thành thói quen tốt, và nhất là được áp dụng không ngoại lệ cho bất kỳ ai - kể cả người lãnh đạo. Cần nhớ: Đích đến cuối cùng của 5S là văn hoá tổ chức. Nội hàm cơ bản ban đầu của 5S chỉ đơn giản như vậy thôi. Quan trọng và có hiệu quả hay không là do người làm có quyết tâm, cam kết duy trì hay không. Ngày nay, nói đến 5S thì cần bổ sung 2 yếu tố sau đây vào nội hàm của nó: An toàn (Safe) và An ninh (Security). Nghĩa là trên thực tế cần xem xét và thực hành 7S.

Mục đích thực hành 5S là nhằm nâng cao hiệu suất hoạt động (Operation Efficiency) thông qua 4 nhóm chỉ số đánh giá về hiệu quả hoạt động, chất lượng, chi phí, giao hàng (Performance, Quality, Cost, Delivery). Nghĩa là, bạn có thể dựa vào nó để đánh giá hiệu quả của hoạt động thực hành 5S, như chỉ số kết quả. Đồng thời 5S còn nhằm cải thiện sự an toàn (Safety) và tinh thần của nhân viên (Morale).

Triển khai 5S ở từng lĩnh vực nghề nghiệp khác nhau có thể có những yếu tố đặc thù. Một ví dụ cụ thể là áp dụng 5S trong quản lý thuốc tại khoa cần phải tuân theo quy tắc quản lý dược về thuốc độc, hướng tâm thần và gây nghiện chẳn hạn. Đây chính là nội dung cụ thể hoá của 2 yếu tố an toàn và an ninh trong lĩnh vực nghề nghiệp cụ thể. Điều này nhắc các bạn rằng, nếu chỉ chú tâm đến sự tiện lợi, bạn có thể dễ dàng bỏ qua yếu tố an toàn và an ninh. Trong thực tế, an toàn và an ninh thường được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc hướng dẫn chuyên ngành của cơ quan quản lý. Vì vậy cần phải lưu ý tìm hiểu và áp dụng chúng thật đúng trong thực hành 5S.

Về quá trình thực hiện, các bạn có thể xem tài liệu hướng dẫn tóm tắt thực hành 5S, được thiết kế để xem nhanh trên điện thoại thông minh trong quá trình thực hành tại đây. Tài liệu này nên dành cho những người có nhu cầu, muốn tìm hiểu và thực hành 5S thực sự. Nếu vậy, họ sẽ rất dễ dàng tìm đến trang này để tải tài liệu. Các bạn không nên chia sẻ tài liệu này theo cách khác, vì thứ họ không cần thì cũng sẽ bỏ đâu đó rồi rơi vào quên lãng mà thôi.

Sau đây là những yếu tố "rào cản" để thực hành 5S. Nếu tại khoa, phòng bạn có những biểu hiện này thì cần phải đặc biệt lưu ý trước khi thực hiện: [1] Tại sao phải làm? [2] Đó không phải việc của tôi. [3] Công việc đã tổ chức tốt & có trật tự rồi. [4] 5S không giúp chúng ta có thêm thời gian cho người bệnh. [5] Chúng ta đã áp dụng “sàng lọc” & “sắp xếp” rồi. [6] Chúng ta đã từng làm 5S từ nhiều năm trước. [7] Tôi quá bận rộn để thực hiện thêm hoạt động 5S. [8] Đó là phương pháp mà chúng tôi luôn thực hiện.

Có 2 thứ, có thể xem là những lỗi thường gặp trong 5S là dán quá nhiều nhãn hoặc cho mọi thứ vào rổ, mà không biết vì sao nên làm thế. Cần lưu ý, 5S không phải là dán nhãn mọi thứ. Nhãn dán chỉ cần khi nó là một công cụ cần thiết để kiểm soát quá trình, nhằm thực hiện quy tắc 3L và 3D đã nói ở trên. Trong tình huống luân chuyển nhân sự giữa các khoa, phòng thường xuyên như bối cảnh bệnh viện Nhi đồng 1 hiện nay thì những nguyên tắc dán nhãn, sử dụng màu sắc và ký hiệu trong 5S cần phải đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất giữa các khoa phòng. Có như vậy 5S mới hướng đến sự tiện lợi và an toàn cho người dùng. Điều này cần phải có vai trò hướng dẫn thực hành tiêu chuẩn hoá theo lĩnh vực được phân công của các bộ phận quản lý theo lĩnh vực (phòng chức năng, khoa Dược, khoa Kiểm soát nhiễm khuẩn, khoa Dinh dưỡng).

Điều cuối cùng mình muốn nhắc ở đây là 5S cần phải thường xuyên đánh giá những việc đã làm để tìm cách làm tốt hơn. Chúng cần được thực hiện một cách đều đặn và thường xuyên, nhất là giai đoạn khởi đầu, chứ không phải chỉ triển khai rồi để mọi người thực hiện và sau đó đánh giá kết quả cuối cùng. Đây có lẽ là lỗi thường gặp nhất trong thực hành 5S. Trong đánh giá thực hành 5S, nguyên tắc hướng đến sự hoàn hảo của chất lượng cũng cần phải thực hiện, tránh tình trạng "chín bỏ làm mười".

Các bảng kiểm, hướng dẫn chi tiết từng hoạt động 5S đã có trong tài liệu hướng dẫn do phòng Quản lý chất lượng soạn thảo từ năm 2016. Các nhóm thực hành 5S tại khoa, phòng không nên bỏ qua tài liệu này trong quá trình triển khai 5S tại khoa, trừ khi bạn đã là chuyên gia thực hành tốt 5S (Nếu khoa, phòng bị thất lạc tài liệu này, vui lòng liên lạc phòng QLCL - CN. Thuý để đăng ký cấp lại bản tài liệu kiểm soát). Tải bài trình bày của khoá học (định dạng .pdf) tại đây.