Hướng dẫn thiết kế PowerPoint cho các đối tượng

Một bài trình chiếu nội dung khoa học cần đảm bảo tính chính xác về thông tin và có bố cục mạch lạc (công thức IMRaD là một ví dụ tốt). Nhưng khi nó đạt thêm các yêu cầu về thẩm mỹ thì càng tốt. Nếu bạn thích sáng tạo, hãy dùng những đối tượng cơ bản sẵn có trong ứng dụng để thoả đam mê của mình và tạo ra những mẫu (template) thiết kế bài trình chiếu độc đáo, mang bản sắc riêng thay vì phải lệ thuộc vào những thứ sẵn có. Để làm tốt điều đó, trước tiên cần phải biết “cấu trúc” của nghệ thuật, đồng thời cũng phải tuân theo những nguyên tắc thiết kế, cho dù bạn là nhà thiết kế chuyên nghiệp hay nghiệp dư.

Nhiều yếu tố tạo nên nghệ thuật của một bức tranh, trong tình huống thiết kế PowerPoint là các slide trình chiếu, có thể kể đến như: hình khối (form, 3 chiều), đường nét (line), hình dáng (shape, 2 chiều), màu sắc (color), chất liệu (texture), không gian (space), sắc độ (value/độ sáng tối của màu sắc - cách phối màu). Việc thiết lập các lớp có trật tự (layers) có thể gia tăng tính nghệ thuật nhờ chiều sâu không gian và tạo ra sự tương phản dù sử dụng cùng một tông màu (thường dùng khi để Text trên ảnh nền). Tác phẩm nghệ thuật là sự tổng hợp một cách hài hoà của các yếu tố trên, nhờ đảm bảo 8 nguyên tắc: Cân bằng (Balance - đối xứng và bất đối xứng), Tương phản (Contrast - về hình dạng, màu sắc, sáng tối…), Chuyển động (Movement), Điểm nhấn (Focus), Đồng nhất (Unity - sử dụng tối đa 2-3 loại font, 2-3 màu sắc, không quá 2-3 layout), Nhịp điệu/lặp lại (Rhythm - đều, nhanh chậm, dày đặc - thưa thớt), Tỷ lệ (Proportion) và Đơn giản (Simplicity). Câu nói “Đơn giản là đẹp” được hàm ý từ đây.

Ánh sáng có 7 màu chính (7 sắc cầu vòng), trong đó có 3 màu nguyên thuỷ và 4 màu bổ trợ. Bạn chỉ cần sử dụng 1 hoặc 2 màu chính và 1 màu bổ trợ khi thiết kế để tránh “thái quá” về màu sắc của tác phẩm nghệ thuật và đảm bảo tương đồng giữa bức ảnh bạn thiết kế trên máy tính với bản in thực tế. Vì khi in người ta cũng chỉ trộn lẫn từ 2 đến 3 màu cơ bản mà thôi.

Những yếu tố cơ bản mà bạn có thể sử dụng một cách dễ dàng để thiết kế trên PowerPoint gồm có: [1] Các hình khối được vẽ từ thẻ Insert, [2] Hình ảnh hoạt động thực tế hoặc sưu tầm từ Internet, [3] Các kiểu chữ nghệ thuật (như Road Rage), [4] WordArt, [5] Palette màu hỗ trợ bạn cân chỉnh màu sắc của đối tượng hoặc dùng ảnh làm màu nền, [6] Hiệu ứng hình ảnh (Shape effects) và các mẫu SmartArt. Công cụ vẽ vector (Edit Shape), Format Picture và Format Shape giúp bạn tạo ra nhiều hình ảnh, màu sắc theo ý muốn.

Những điểm, có thể nói là mang tính nguyên tắc trong thiết kế PowerPoint nhưng rất dễ vi phạm, là cần phải thể hiện sự “tôn trọng” các đối tượng, thông qua việc giữ nguyên tỷ lệ “nguyên bản”, tránh che khuất nội dung quan trọng một cách vô ý, cắt xén một cách cẩu thả hoặc che khuất vô ý các hình ảnh bên dưới (nhất là ảnh người), làm méo mó hoặc biến chất nghệ thuật.

Để tạo độ tương phản giữa chữ phía trên (có cùng tông màu sáng với hình nền, hoặc hình nền không đồng nhất tông màu sáng hoặc tối) với ảnh nền bên dưới, một lớp lót màu xám (hoặc cùng màu đậm với màu chủ đạo của ảnh) được làm trong suốt một phần có thể giúp bạn tạo nên sự tương phản để làm rõ phần text có cùng tông màu nền.

Bạn cũng cần chú ý, hầu hết các hình khối được sử dụng để lắp ghép trong quá trình thiết kế thường ít khi dùng viền (No outline), nhằm đảm bảo sự “hoà quyện” của đối tượng vào tổng thể, trừ khi có lý do đặc biệt để tạo điểm nhấn.

Phần này hướng dẫn cho người mới bắt đầu soạn thảo PowerPoint, giúp dễ dàng tiếp cận các yếu tố trên để tạo ra “tác phẩm nghệ thuật” cho riêng mình, nhằm trang trí thêm trên bài trình chiếu, hoặc chuyển đổi từ dạng text sang đồ hoạ trực quan (infographic), hoặc tạo khối 3 chiều (nhờ chức năng Shape/Picture effect, Gradient fill). Đồng thời cũng giới thiệu những thao tác cơ bản để sử dụng file âm thanh (Mp3) hoặc video (Mp4) lồng vào bài trình chiếu.

Phần 1: Làm việc với đường kẻ (lines), hình khối (shapes) và ảnh (picture)

Trước khi làm việc với các hình khối, cần dạo nhanh qua Tab Format shape. Từ trái sang lần lượt là chèn (Insert), chọn kiểu cách (Styles – rất giống như chất liệu trong 8 yếu tố của nghệ thuật), chèn chữ nghệ thuật (WordArt), sắp xếp (Arrange) các hình khối và tuỳ chỉnh kích thước (Size). Tab Format picture (để thao tác trên các hình ảnh) khá tương tự, chỉ khác phần đầu là điều chỉnh ảnh (Adjust) và lẽ đương nhiên không có phần WordArt. Một chức năng đặc biệt chỉ có trong Format picture mà không có trong Format shape là Crop. Có 4 tính năng Crop (điều chỉnh kích thước ảnh) theo kiểu hình khối, tỷ lệ, kiểu tràn (fill) để tránh méo ảnh và vừa khớp (fit). Chúng khá đầy đủ để bạn tuỳ chỉnh kích thước và hình dạng ảnh trong thiết kế PowerPoint. Chức năng xoá nền (Remove background) chỉ hữu dụng với các ảnh có nền đơn giản và khá đồng nhất. Bạn có thể thay thế chức năng này bằng các ứng dụng miễn phí trực tuyến như trên https://background.bg.

Sử dụng các loại đường kẻ (lines):

Có 4 loại đường vẽ chính thường dùng trong thiết kế là đường thẳng, hình cung, đa cung, đường hình đa giác và vẽ tự do. Vẽ đường thẳng cần giữ phím SHIFT nếu muốn nó nằm ngang (horizontal) hoặc dọc (vertical) tuyệt đối. Đường đa cung và vẽ tự do cần sự khéo léo và kỹ năng sử dụng chuột tốt, nên cần phải rèn luyện nhiều. Đường đa giác rất hữu dụng khi cần sử dụng các nhãn chú thích cho các phần của hình ảnh, nó tạo ra sự cân đối về nghệ thuật hơn sử dụng các đường thẳng (nhất là chọn kiểu có 2 chấm ở 2 đầu). Để chuyển hướng vẽ đối với đường đa giác hoặc đa cung cần 1 lần CLICK chuột, còn muốn kết thúc thì nhấn đúp (double CLICK). Nhấn đúp chuột phải dứt khoát, nếu không phần cuối đường đa cung hoặc đa giác sẽ có thêm phần thừa (như thể vẽ tặng thêm 1 đoạn ngắn một cách vô ý).

Có rất nhiều kiểu đường kẻ, cũng như kiểu cách cho 1 đầu của đường kẻ. Chúng có thể áp dụng cho toàn bộ các loại đường kẻ mà bạn vẽ ở trên. Đường đơn cung khi được chọn sẽ hiện lên 2 dấu chấm màu vàng giúp bạn điều chỉnh độ lớn của góc cung. Bạn có thể xoay các điểm này để mở rộng hay thu hẹp, nhưng không thể mở rộng tối đa 360 độ được (khi đó thay thế bằng vẽ khối hình tròn). Các đường đơn cung, đa cung hoặc đa giác còn có nền, vì vậy bạn có thể sử dụng để tạo nên các hình khối khác biệt. Điểm thú vị của đường đơn cung là khi sử dụng chức năng vẽ vector, bạn có thể di chuyển đường kẻ bên ngoài độc lập hoàn toàn so với hình nền (giữ nguyên). Chúng có thể giúp bạn tạo ra các hình khối khá lạ mắt. Đặc tính này chỉ thấy ở đường đơn cung mà không có ở các đường kẻ khác

Vẽ, phóng to, thu nhỏ hình khối (áp dụng cho cả hình ảnh):

Để vẽ hình khối, chọn Tab Insert, tiếp theo chọn Shapes rồi chọn loại hình khối rồi rê chuột để vẽ trên slide. Có 2 phím/tổ hợp phím cần biết khi vẽ là SHIFT để vẽ hình cân đối và SHIFT + CONTROL để vẽ hình cân đối với tâm là 1 điểm chọn trước. Phím SHIFT rất quan trọng nếu bạn muốn vẽ những hình ảnh mang tính cân xứng như hình tròn (nếu không sẽ thành ôvan), hình vuông, hình tam giác đều.

Nếu bạn muốn vẽ một hình cân đối đồng thời đặt vào tâm của một bố cục sẵn có ngay lập tức, tổ hợp SHIFT + CONTROL sẽ rất hữu ích. Đầu tiên phải xác định "tâm điểm" của bố cục, dùng tổ hợp phím SHIFT + CONTROL để vẽ hình khối. Bạn cứ phóng to, thu nhỏ đối tượng trong quá trình vẽ đồng thời với giữ tổ hợp phím này cho đến khi thấy được hình cân đối trong bố cục thì thả ra. Bạn sẽ có ngay hình ảnh như ý muốn mà không cần chỉnh sửa nhiều.

Điều chỉnh kích thước hình khối cần đảm bảo giữ cân đối về tỷ lệ. Để làm điều đó, bạn cần giữ chuột ở phần góc hình khối cùng với nhấn giữ phím SHIFT để phóng to hay thu nhỏ đối tượng (ảnh, hình khối). Thay đổi kích thước hình khối bằng các điểm ở giữa, hoặc không nhấn giữ phím SHIFT sẽ vô tình làm méo hình khối. Nếu khối có ảnh nền, bạn sẽ thấy ngay hậu quả (các đối tượng bên trong bị biến dạng). “Tôn trọng” đối tượng, nhất là ảnh làm nền và ảnh tư liệu để chuyển tải thông điệp chính là điều trước tiên nên làm đối với người thiết kế. Việc làm biến dạng hình ảnh nguyên thuỷ, che khuất những phần “quan trọng” là một dấu hiệu của “sự thiếu tôn trọng” đối tượng của người thiết kế. Bạn sẽ nghĩ gì nếu phóng to, thu nhỏ 1 lô-gô của tổ chức mà lại làm méo nó đi.

Để “phục hồi” một hình khối (tương tự như vậy cho hình ảnh) đã bị làm méo đi, bạn cần chọn hình khối, CLICK dấu mũi tên nhỏ phía dưới bên phải thẻ Size để mở cửa sổ phụ, tắt chức năng Lock aspect ratio (bỏ dấu chọn nếu có) rồi điều chỉnh chiều dài và rộng của hình trên thẻ Size đúng với tỷ lệ bạn đã biết (nếu các khối có tính cân xứng thì chỉ cần chọn dài = rộng). Sau khi tuỳ chỉnh xong, mở lại chức năng Lock aspect ratio để đảm bảo cân đối hình khối khi phóng to hay thu nhỏ. Nếu không biết tỷ lệ nguyên thuỷ của nó, thì chỉ có cách chỉnh dần kích thước chiều dài (hoặc chiều rộng) cho đến khi bạn nhìn thấy các thành phần bên trong ảnh đạt được sự cân đối là được (lẽ dĩ nhiên phải mở khoá tỉ lệ dài-rộng như đã hướng dẫn ở trên).

Ghép, thay đổi các hình khối:

Chọn các hình khối theo trật tự --> Tab Shape Format --> Merge Shape. Bạn hãy tự trải nghiệm lần lượt 1 trong 5 kiểu cắt ghép hình khối thì sẽ rõ chức năng của chúng. Đây là một chức năng quan trọng khi sử dụng hình khối để tạo ra vô số hình dạng mà bạn muốn, rất cần cho những bạn muốn sáng tạo khi thiết kế nâng cao.

Các hình khối sau khi đã cân chỉnh vị trí (Align) có thể được ghép lại thành nhóm để tránh dịch chuyển vô ý trong quá trình thiết kế. Bạn cần nhớ tổ hợp phím CONTROL + G để ghép và CONTROL + SHIFT + G để mở nhóm.

Hình khối tạo ra từ Merge shape sẽ rất khác với các hình khối được ghép thành nhóm (Groups). Chỉ cần bạn trải nghiệm việc dùng ảnh làm nền cho một hình khối tạo ra từ Merge shape với Group sẽ thấy rõ sự khác biệt.

Ngay phía trên thẻ Merge Shape là thẻ thay đổi hình khối và vẽ vector. Bạn chọn hình khối --> chọn Edit Shape --> chọn Change shape để đổi kiểu hình, hoặc Edit point để vẽ vector. Nếu chọn Edit Point, hình khối sẽ được bao viền bằng đường màu đen với các điểm hình vuông nhỏ màu đen có viền trắng. Để thay đổi hình khối tại điểm nào đó mà bạn muốn, rê chuột tới điểm đó cho đến khi xuất hiện hình vuông bao quanh điểm này và 4 hình tam giác chỉ hướng chung quanh thì CLICK vào đó để mở ra 2 “tay nắm” vẽ vector. Dùng 2 tay nắm này để điểu chỉnh hình khối. Những bản PowerPoint gần đây và Office 365 còn có chức năng chuyển đổi nhanh các hình khối góc nhọn thành góc bo tròn chỉ bằng 1 cú CLICK chuột phải.

Dùng ảnh làm màu cho các hình khối (có thể làm tương tự cho Text):

Bạn có thể dùng 1 ảnh để format màu sắc cho hình khối bằng cách chọn hình khối --> Shape fill --> Picture --> chọn hình trong thư mục sẵn có hoặc tìm kiếm trên Internet.

Hình ảnh làm màu nền cho hình khối vẫn có thể dùng Tab Format Picture để điều chỉnh. Chức năng Crop cho phép bạn điều chỉnh phần hình ảnh nào được hiển thị trong khung của hình khối mà bạn đang thiết kế. Chức năng này có thể giúp bạn biên tập nhanh khi cần loại bỏ phần thừa của bức ảnh (hay che khuất những phần hậu cảnh không mong muốn, giữ lại phần cần dùng để chuyển tải thông điệp), mà không cần phải sử dụng các ứng dụng biên tập ảnh phức tạp. Đây có thể xem là sức mạnh thực sự của những phiên bản PowerPoint gần đây.

Chức năng Crop ảnh theo hình khối hoặc kết hợp ảnh-chữ cho phép bạn tạo ra sự đa dạng về màu sắc và hình dạng. Một trong những ứng dụng dễ thấy nhất của dùng ảnh làm màu cho hình khối là màu nền của chữ WordArt. Để dễ làm, nên chèn ảnh vào slide trước, xếp các khối chữ WordArt lên trên đúng vị trí mong muốn nhìn thấy phần ảnh (bị che khuất khi thiết kế) trước khi ghép (Merge Shape) các chữ WordArt. Sau đó dùng chính ảnh kia để làm màu nền cho khối chữ WordArt vừa tạo. Với tính năng này, bạn hoàn toàn có thể xếp chồng các chữ nghệ thuật kiểu WordArt (chữ I với font Road rage là kiểu hay dùng), rồi lấy ảnh làm màu nền để tạo ra bức tranh theo ý muốn. Ảnh trên là một sản phẩm của hoạt động như vậy .

Một ứng dụng khác khi dùng ảnh làm màu nền cho hình khối là tạo Background cho slide bằng ảnh (đối với các ảnh có kích thước bất thường, không cân đối với kích thước slide). Vẽ khối chữ nhật bằng với kích thước slide, dùng ảnh làm màu nền cho hình khối. Sau đó dùng chức năng Crop ảnh nói trên để giữ lại phần ảnh cần làm hình nền.

Canh chỉnh các hình khối:

Chức năng làm thẳng hàng (Align) các hình khối, đối tượng giúp bạn cân chỉnh các hình khối để có được bố cục như ý muốn. Thẻ này bao gồm việc xếp lớp (layers), canh thẳng hàng (8 kiểu), ghép thành nhóm và xoay. Canh chỉnh hình khối nói riêng và các yếu tố cấu thành trong 1 bố cục nói chung là quan trọng nhằm đảm bảo tính nghệ thuật. Việc canh chỉnh này nếu thực hiện tốt ở giai đoạn thiết kế layout của Master slide sẽ giúp bạn tạo ra một bài trình chiếu đảm bảo nguyên tắc cân bằng và đồng nhất.

Chức năng xếp lớp cho phép bạn tạo ra các layers phụ ở giữa (có độ trong suốt 1 phần) nhằm tạo ra độ tương phản giữa hình nền với phần text phía trên (nhất là khi chúng có tông màu gần giống nhau).

Tạo hiệu ứng cho hình khối (Shaps effects):

Có nhiều kiểu hiệu ứng cho hình khối, đơn giản và dễ dùng là Preset, Shadow và Bevel. Bạn nên tự trải nghiệm để chọn những kiểu mình thích. Kiểu Shadow khá đơn giản và dễ dùng nhất.

Các hiệu ứng này có thể giúp bạn biến hình khối thành hiệu ứng 3D để tạo form không gian 3 chiều. Nếu chủ đích chính là tạo hình ảnh 3D, sẽ hiệu quả hơn nếu bạn sử dụng các hình khối Isometric từ các template sẵn có.

Việc ghép các hình khối được tô màu Gradient fill kiểu linear, nếu điều chỉnh góc độ hợp lý, hoặc đôi khi chỉ cần kiểu path của 1 hình khối cũng có thể giúp bạn tạo hình ảnh 3 chiều. Hoạt động này cần sự sáng tạo và kiên nhẫn để điều chỉnh dần dần cho đến khi đạt được tác phẩm như ý muốn.

Phần 2: Làm việc với hình ảnh

Xử lý ảnh bằng Tab Format picture rất giống với Format shape mà bạn đã làm quen ở phần trên, trừ vài chức năng đặc thù cho ảnh như hiệu chỉnh ảnh và Crop. Phần này chỉ bổ sung một số tính năng hoặc ứng dụng vào tình huống thiết kế.

Để dùng ảnh làm Background, có thể chèn ảnh vào khối chữ nhật (tô màu khối bằng ảnh) rồi chuyển ra phía sau hoặc dùng chức năng Format background để chèn 1 ảnh làm nền trong Slide master.

Dùng ảnh và hình khối để tạo bố cục trang trí cho slide tựa bài thuyết trình: Dùng các hình khối để sắp xếp theo bố cục mong muốn, sau đó Merge shape rồi dùng chức năng màu nền của khối này bằng ảnh để tạo bố cục trang trí cho slide tiêu đề. Nếu khéo léo kết hợp bố cục chung vừa tạo với việc đặt các Place holder là ảnh trong Master slide, bạn có thể tạo ra các template cho phép dễ dàng tuỳ biến đối với người dùng.

Biên tập ảnh (giấu phần hậu cảnh không mong muốn) bằng hình khối nhờ chức năng Crop ảnh được sử dụng làm nền cho 1 hình khối.

Tạo khối ảnh đại diện (thành viên của nhóm): Chọn 1 hình khối mình thích (thường là các khối cân đối như tròn, lục giác, hình vuông được xoay 45 độ) dùng ảnh làm nền cho khối này. Cách khác là đặt 1 Place holder cho ảnh ở vị trí mong muốn trong Slide master, sau đó trở lại cửa sổ soạn thảo để chèn ảnh đại diện, rồi dùng chức năng Crop ảnh theo hình khối (Chọn ảnh vừa chèn --> Format picture --> Crop --> Crop to shape). Khi cần thay đổi bằng ảnh khác, CLICK chuột phải và chọn Change picture.

Điều chỉnh kích thước và chỉnh lại ảnh bị ai đó vô tình làm biến dạng (nhất là logo): Xem chi tiết ở phần hướng dẫn ở phần vẽ, phóng to, thu nhỏ hình khối.

Phần 3: Chèn và thiết lập cho Mp3, Mp4

Để chèn file âm thanh (Mp3) hoặc video (Mp4) vào slide, chọn Insert --> Video/Audio (hoặc chọn trực tiếp biểu tượng cuốn phim ở vị trí Place holder), sau đó chọn đường dẫn đến file tương ứng trên đĩa cứng hoặc tìm trên Internet.

Để cài đặt file MP3 đã chèn vào làm nhạc nền (phát liên tục), bạn chọn biểu tượng file Mp3 vừa chèn vào. Trong thẻ Playback audio, chọn Automatically ở mục Start và Play in Background để phát nhạc nền. Chọn chế độ vòng lặp (Loop until stopped) để phát liên tục hoặc Play across slide để phát tiếp tục khi chuyển slide. Bạn cũng có thể dùng chức năng Trim audio để chọn lọc đoạn MP3 được phát (không thể cắt một phần MP3 trong PowerPoint), hoặc bổ sung tính năng Fade in - Fade out (lớn dần-nhỏ dần).

Thực hiện tương tự cho Video để cài chế độ phát trong Playback. Ở thẻ Video format, bạn có thể tuỳ chỉnh cách thức hiển thị video khá tương tự như 1 hình ảnh mà bạn đã biết ở phần trên. Nếu muốn mở nhanh các cửa sổ trên có thể dùng chuột phải.